毎日の大量のメール整理に悩んでいませんか？
仕事において、メールってとっても大切ですよね。
最近は、slackなどのチャットツールも流行っていますが、
それでもメールはなくなる気配はありません。
この間、新入社員のメールボックスをチラ見したら
未読が1,000件ありました。
その中に重要なメールが入っていたら、大変なことになります。
メールの整理ができたら、もっと仕事効率が上がるのにと
お悩みの方向けの記事です。
メールを整理する上での目標
毎日の仕事に追われる中、いつ重要なメールが届くかわかりませんよね。
必要なメールをきちんと処理するためにも、
メールの受信ボックスは基本的に空っぽにしておくことが理想と言われています。
ゼロは極端かもしれませんが、だいたい５通くらいまで許容のようです。
受信ボックスの中身をゼロにできるわけないよ！と思う方もいると思います。
これから紹介するテクニックを駆使すれば、実現できるはずです。
仕事ができる人のメール整理術４選
１）アーカイブ機能を使う
outlookには、アーカイブ機能というものがあります。
受信ボックス以下、削除以上といった機能ですね。
１度メールに目を通した後に、
削除はしたくないが、今は必要ないメールはアーカイブすればいいのです。
そうすると、いざ必要になった時に、検索機能を使って見つけることができます。
未読メールを一読した後、すぐに判断して、
受信ボックスにステイさせるか、アーカイブするかを判断する癖をつけましょう。
２）フォルダ分け機能を上手に使う
メーリングリスト宛てに届くメールの中に、
SPAMかと思うほど大量に送られてきているメールってありませんか？
経験上、その大体はお知らせメールだったりして、
送信元が人ではない時が多いです。
そういったメールは、返信する必要もないですから、
専用フォルダにぽいっと分類されるようにルール機能を使って設定しましょう。
ただし、やみくもにフォルダ分けをすると、
メールがどこに振り分けられているかわからなくなるので、
逆に仕事効率を悪化させる可能性があるので注意です。
３）今日来たメール今日返す
返信が必要で、すぐに返せるメールは
受信したその日のうちに返しましょう。
基本的で当たり前のことのように感じますが、
意外とできていない人が社会人が多いです。
個人的な意見ですが、これができている人は
さまざまな出来事への把握や仕事の処理が早く、
出世していたり、着実にステップアップし続けていると思います。
４）重要なメールはフラグをつけるか、特別なフォルダに移動させる
フラグ機能を使う
返信する必要はないけど、重要なメールってありますよね。
期限付きの依頼メールなど、後々に対応が必要なメールは、
フラグをつけたり、タスクに上げておくことをオススメします。
フォルダ移動させる
イベントのお知らせ、社内システムの変更、アカウントの発行メールなど
そういった保存しておいた方がいいと思う情報は
特別なフォルダに移動させておきましょう。
最後に
繰り返しになりますが、大切なことは
受信ボックスを常に空っぽにしておくことが理想
ということです。
そうすれば大切なクライアントの心をぐっっと掴むチャンスを
得られるかもしれません。
おわり。
